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经验 | 一位资深审核员的分享:把你所做的记录下来

 

此案例来自于劳氏质量认证资深审核员的经验分享,以资各位新老客户以及行业中人在审核过程中获得提升。

  近日,笔者作为客户项目审核组长,完成了2家老客户的质量管理体系证书更新审核,认证范围很类似,“注塑件(金属冲压件)的制造;精密注塑模具(冲压模具)的设计和制造”。在审核过程中,笔者发现客户的质量管理体系文件不符合ISO9001:2008标准的要求、很不充分。客户的质量手册和程序文件都只覆盖了“注塑件(金属冲压件)制造”、而完全没有“精密注塑模具或冲压模具(以下简称‘模具’)设计和制造”的相关内容。

  例如:

  • 质量手册描述的质量管理体系范围只提到了注塑件(金属冲压件)的制造;

  • 不合格品处理程序只叙述了注塑件(金属冲压件)出现不合格时怎么处理;

  • 纠正预防措施程序只描述了注塑件(金属冲压件)或相关过程出现不合格或发现潜在不合格时要提出纠正或预防措施。

       在奇怪之余,笔者不禁打听起客户质量管理体系建立和认证的来龙去脉。了解到,客户在体系建立之初只是认证注塑件(金属冲压件)的制造;后来,相关模具的业务也逐步成熟起来,想纳入认证范围;于是,申请变更审核,要把认证范围扩大到模具的设计和制造;客户忽略了要对体系文件作相应的修订;其内部体系审核和管理评审也没有覆盖到模具相关的活动。以往的审核员在策划和执行认证范围扩大的变更审核时,虽然覆盖了模具的设计和制造过程,但是没有对体系其他过程(如不合格品处理、纠正措施和预防措施等过程)是否已覆盖模具相关活动进行充分审核,更是忽略了质量管理体系文件符合性和适宜性方面的审核。

  依笔者看来,质量管理体系的有效性可以给客户带来增值,固然很重要,但也要重视体系的符合性。质量管理体系文件或流程不符合标准的要求,可以说是体系的硬伤,不仅影响到客户管理体系的充分性和适宜性,也将给我们认证公司带来很大的风险。从笔者十几年的审核员经历来看,认可委(或IATF)见证审核员开出的不符合项大都是针对符合性方面的“硬伤”开出的。当然,这既包括客户管理体系的符合性,也包括认证公司审核方案和过程的符合性。

  平日,笔者在执行一些监督审核和证书更新审核时,也时常发现客户实际运作流程与体系文件规定不一致、或者标准要求的文件化程序不很充分的情况。例如,客户的质量管理体系虽有一份《纠正预防措施程序》,但是该程序文件通篇都没有提到实施预防措施的时机和相关责任人,整套质量管理体系文件也没有这方面的规定。这样,客户是不可能有系统地实施预防措施的。

  为此,笔者有二个建议供大家审核时参考,特别是实施变更审核时:

1、审核过程中,一定要时刻谨记认证范围。无论审核哪个过程,抽样时,都要注意覆盖到认证范围内的所有产品(服务)和活动,以确保客户管理体系的充分性。特别是认证范围扩大的变更审核,通常没有第一阶段审核把关,稍不留意,很容易出现类似上述2家客户质量管理体系的缺陷。

2、审核各过程时,要留意相关体系文件的符合性。建议在审核完各个过程(或部门)的实际流程之后,花几分钟时间查阅一下相关的体系文件。一方面,检查管理体系文件与标准(如ISO9001:2008)要求的符合性、以及客户实际流程与文件规定的一致性;另一方面,也可以促使客户重视管理体系文件的充分性和适宜性。毕竟,质量管理体系的精髓之一是“说你所做,做你所说,把你所做的记录下来”。之所以建议在各过程(或部门)审核即将结束时才查阅相关文件,是因为这样有助于了解清楚客户各过程(或部门)的实际运作情况和相关人员的真实想法。如果审核一开始即查阅文件,无疑提示了被审核人员要根据体系文件的规定,而不是实际运作情况,来回答审核员的问题。