中心概况
审核员之窗
当前位置:  首页 >  审核员之窗
观点 | 符合性审核已经不能满足获证组织对管理绩效改进的要求

 (来源:《中国认证认可》杂志)

一、问题的提出


    在认证行业从业十多年后,我重新回到了实体经济。对于审核而言,我从“审核员”或“审核委托方”代表变成了“受审核方”。由于工作的需要,在对数百家设备供应、工程设计、项目建设施工、工程监理、发电生产运维、设备检修、运输服务企业进行了第二方审核后,我对第三方认证审核的现状和效果很是担忧。

    过去在认证行业工作时,经常听到一些同行说:认证依据的标准是最低要求,我的审核是符合性审核,审核是我的工作,也是我生存的谋生渠道,我带着审核任务来,目的是完成审核任务,最终要求是资料能交出去,只要认证机构的技术委员会能够通过评审,企业是否满意不重要,只要不投诉我,我不找企业的毛病,企业只能接受了。

       在从事环境标志认证检查时,我需要了解质量和环境管理体系的运行和认证情况。当我了解企业体系运行时,我发现有些中小企业体系基本没运行,有的连《管理手册》都找不到,有的在问及管理体系时一问三不知。在我从事第二方审核时,也时常遇到同样的困扰。一个不容忽视的事实是,我们不少小机构或分支机构,对审核员缺乏有效的培训和管理,地方监管部门的监管也存在不到位的情况,导致真实的认证结果是企业花了钱却仅得到一张证书。

       认证业内人士总谈 “认证的有效性”,但如果不研究审核的有效性,不由有“能力”的人实施审核 (笔者认为,这里的能力,从经验上说至少有5年以上企业专业技术工作经历,再加上5年以上企业专业或综合管理工作经历,且至少担任过企业中层以上领导3年才能具备的能力),“有效性”永远只能停留在口头上。

       作为一个从1994年就学习研究实践管理体系的人,我的观点是:如果在3-5年内认证审核没有实质性变化,依然还是所谓 “符合性审核”,那么认证的价值就大打折扣了。企业已经不欢迎这样的审核,企业需要专业人员有针对性地指出管理诊断性评价和有用的改进建议。

 

二、现在管理体系审核的主要问题
 

       近两年,实施二方审核比较受企业欢迎,我从审核中将二者对比发现第三方审核

      存在以下主要问题:

      一是审核员不够专业,审核组配备的专业审核员不懂得企业的生产运作,也没有太多的专业技术知识和经验以及现代管理知识和经验传授给企业,看不出问题,审核没有深度。

          二是审核缺乏有效的策划,即认证机构或审核组没有根据企业实际进行策划,明确审核重点,实施有针对性的审核。

          三是存在审核过程中机械地对标准的情况。一些审核员对标准的理解不准确,误导了企业;审核走过场,并没有将受审核方满意作为审核员服务的目标;审核员的心态和行为不是在服务,而是在 “检查”。

          四是审核主要是在 “记录”或抄记录,沟通不够,现场审核不够

          五是有些审核员开具的 《不符合报告》和有些机构或审核员编写的 《审核报告》有深度和针对性的改进建议太少。

          六是审核员好像什么都懂,质量管理体系也审、环境管理体系也审、职业健康安全管理体系也审、能源管理还能审核,实际上这样的人不可能有。

 

三、企业想通过审核获得什么
 

      在企业的老总们知道我原来是审核员,还曾经是机构的高级管理人员时,曾对我说:我们可以多花钱,但需要获得有价值的问题和改进建议,而不是表面的、重复的、标准的、一般性问题。为此,我们现在更多的是找高水平的人做专项咨询。

     当问及他们关心什么时,我得到了以下一些回答:

       (一)国际和国内领先的管理理论和经验,尤其是可复制的经验;

        (二)精益管理、六西格玛管理、标杆管理、卓越绩效、质量成本控制与分析、管理成熟自我评价的理论,及其具体方法、案例与经验;

       (三)对 “供方管理、变更控制、设计开发控制、数据分析、合同管理、顾客沟通、现场管理、项目管理”的深度审核和改进建议,以及对本行业的专业化审核;

       (四)对企业风险控制的分析、评价及建议;

       (五)改进产品和服务质量的具体措施,以及对产品设计的建议。


四、企业对不同管理体系审核的关注点是什么

    

     质量管理体系

     希望审核员能够围绕以下重点进行审核:

     体系如何前瞻性地预测并满足顾客需求,保持产品的竞争力,持续适应市场变化;如何与供方实现双赢;如何建立一套与组织经济指标及其他管理体系目标相结合,包括质量成本控制组织综合数据分析评价体系。

         环境管理体系

     希望审核员能够围绕以下重点进行审核:

     拓展环境因素的范围,从产品生命周期全过程识别、评价、控制环境因素的效果;重点关注企业的环境管理绩效,引导企业建立与经济效益挂钩的环境绩效评价指标体系;关注组织的守法性及全员环保意识,针对组织对产品全生命周期中的重要环境因素控制程度与法律法规要求的符合性进行重点审核,引导企业增强守法意识。

           职业健康安全管理体系

     希望审核员能够围绕以下重点进行审核:

     关注预防体系的建设,评价企业策划和实施的针对不可接受的风险的控制措施的有效性;

     均衡地关注 “安全”和 “健康”两方面的风险控制;强化与组织适用的安全健康有关的法律法规的符合性的审核;事故原因分析的准确性、整改措施的有效性及措施的固化与执行效果。


五、对审核员的建议
 

     (一)做专业化的审核员,不做万金油式的审核员;

       (二)审核实施前做足够功课,了解企业的需求和关注点,做好审核策划并在审核前针对企业关注的问题事先准备改进建议,有针对性地展开审核;

       (三)重视 《审核报告》,淡化审核记录和《不符合报告》,在审核报告中详细分析问题并给出建议;

       (四)审核过程中增加沟通、讨论和交流时间,减少记录和资料收集的时间,以充分了解企业的问题、 需求并提出自己的建议;

       (五)注重审核后的总结回顾分析工作,坚持写审核心得,坚持做审核日记;

       (六)不吃老本,坚持学习,不断更新知识,提升能力,要想做好审核,自己首先要成为相关领域的专家。